Cómo trabajar con Documentos Online (Parte 1 de 3): iCloud
Actualmente existen en el mercado varias apps para poder trabajar con archivos de office de manera online y con muchisimas mas opciones que las que teníamos en un pasado, las ventajas de trabajar de manera online son varias, mencionaremos algunas en esta serie de posts y detallando un poco de las suites más populares como lo son iCloud, Google Docs y Microsoft Office.
Entre la variedad de apps que ofrece Apple para sus dispositivos, encontramos iCloud, el cual no solo sirve para encontrar nuestro dispositivo perdido o para acceder a nuestro correo de Apple, también cuenta con aplicaciones de trabajo en línea para documentos, una vez que ingresamos al sitio de iCloud encontraremos Pages, Numbers y Keynote, los cuales no solo estan disponibles via web, también podemos descargar las aplicaciones de manera gratuita para dispositivos iOS y Mac OS.
Pages, Numbers & Keynote
Pages (Procesador de texto), Numbers (hoja de cálculo) y Keynote (Presentaciones) son aplicaciones que nos permiten crear diversos documentos, una vez que abrimos cualquiera de estas apps, nos encontraremos con todos los documentos que hayamos creado utilizando nuestra cuenta de Apple ID, con la ventaja de que se guardaran online y podremos acceder a ellos desde cualquier parte.
Una vez que le damos crear un documento, podemos elegir entre comenzar con un documento en blanco o bien, utilizar algunas de las múltiples plantillas que tenemos disponibles.
Cuando hemos comenzado con un documento, podremos encontrar las características más comunes en este tipo de aplicaciones, ya que podemos encontrar herramientas para editar texto (negritas, títulos, tipos de letras) en Pages, manejo de cálculos, gráficos y fórmulas avanzadas en Numbers y Transiciones, comentarios en diapositivas o animaciones desde Keynote entre muchas otras, con la ventaja que es bastante cómodo trabajar en un iPhone o mucho mejor en un iPad sin necesidad de una computadora. Si después queremos trabajar en un equipo de escritorio, basta ingresar a iCloud o bien alguna app de MacOS para continuar trabajando en el documento deseado.
Todas estas apps cuentan con herramientas para uso compartido, la cual es accesible presionando el botón de “…” ubicado en la parte superior izquierda, desde ahí podremos encontrar todas las opciones de colaboración, buscar controles de cambios o modo de presentador si deseamos presentar utilizando sólo nuestro dispositivo.
Una vez que seleccionamos “Colaborar con otras personas” podemos enviar una invitación desde múltiples formas, así como elegir si estas personas pueden hacer cambios o solo ver el documento. Si seleccionamos que tengan acceso a modificarlo, todas las personas pueden trabajar al mismo tiempo en el documento y los cambios se mostrarán en tiempo real para todos los colaboradores. Así mismo podemos activar el control de cambios desde el mismo menu y asi sabremos qué cambios han sido realizados por cada uno de los colaboradores.
Una característica de la suite de iCloud es que una vez terminado un documento, podemos exportarlo a algunos de los formatos más populares como los de Microsoft Office (Word, excel, Power Point), PDF o para ser vistos en un eBook Reader (pages). De igual manera, podemos abrir documentos de estos formados en Pages, Numbers o Keynote.
Tanto Pages cómo Numbers o Keynote están disponibles en español para Mac OSX y iOS, los usuarios de Windows u otro Sistema Operativo pueden acceder a sus documentos y a la suite mediante el sitio de iCloud.
