Cloud Computing en las empresas; aprendiendo a trabajar en conjunto

Cuando hablamos de productividad no hay factor que sea más importante que en una empresa, y con el avance de la tecnología actual las empresas también tienen que adaptarse para sacar el mayor provecho posible y llevar este término a un nuevo nivel. Sin embargo, existen aún organizaciones que se rehúsan a dar el paso hacia la adopción de las nuevas tecnologías y permanecen en la prehistoria limitando incluso a sus propios empleados.

Esto se vuelve un problema cuando los empleados por comodidad empiezan a utilizar herramientas de Cloud Computing ajenas a la empresa, y que a veces van contra las políticas de la misma, para realizar el trabajo diario o mantener archivos de la organización siempre con ellos. Un ejemplo claro de esto está en que, de acuerdo a un estudio de Nasuni, uno de cada cinco empleados utilizaba Dropbox para el trabajo a pesar de que más de la mitad sabía que iba contra las políticas de la empresa.

Es por este tipo de situaciones que muchas empresas empiezan a encontrarse en una situación confusa, pues no se deciden a dar el paso oficialmente, pero los empleados empiezan a utilizar las herramientas como Dropbox para obtener prestaciones de trabajo distribuido de las que carece la propia empresa. Sin embargo, es probable que ahí no se encuentre la verdadera evolución de las organizaciones, pese a sus beneficios, Dropbox no ofrece algunas características necesarias para optimizar el flujo de trabajo en las empresas.

Si analizamos en retrospectiva, las empresas hace algún tiempo (y las que no se han decidido a cambiar) utilizaban documentos creados en Office y una gran cantidad de tiempo para darles formato, era absurdo que incluso llevaba más tiempo dar formato que el propio contenido del archivo. Aún era peor la forma de compartir los archivos, pues se adjuntaba un fichero por correo electrónico y todo aquel que lo recibía tenía una copia en su computadora, por lo que el archivo estaba a merced de modificaciones distintas que al final tendrían que converger de nuevo en un archivo final, y la conciliación de todas las versiones podía llegar a ser una pesadilla. Un sistema que claramente no mostraba signos de productividad.

Usar soluciones como Dropbox, Box y otras populares de las que hemos hablado antes, suponen en primera instancia una mejora en el flujo de trabajo, pues ya no se tiene que enviar un correo electrónico para compartir archivos, y los cambios que uno ejerza sobre un archivo son visibles posteriormente para otros usuarios, además de que se pueden trabajar bien los permisos para otorgar accesos distintos. Pero es solo aparente, pues el flujo de trabajo en realidad aún no ha sido optimizado. En primera instancia, los archivos aún tienen que ser descargados a la computadora de cada usuario, y no existe la posibilidad de trabajar en sincronía, es decir, al mismo tiempo, esto en servicios como Dropbox genera una copia conflictiva y al final acabamos trabajando con dos archivos distintos haciendo nada resolutiva esta solución. Lo que realmente necesitan las empresas y los empleados es un flujo concurrente de trabajo.

Una metodología en documentos compartidos podría ser una mejor solución. Aquí Google Drive, Zoho y similares ofrecen una alternativa mucho más viable. Desde una perspectiva simple, una persona envía un vínculo a otras con las que quiere colaborar, y al abrir el enlace todas trabajan sobre un mismo documento con los cambios reflejándose en tiempo real a todos aquellos que tengan los permisos necesarios. Además se ofrece la opción de chat, con lo que la comunicación entre todos aquellos que estén trabajando en un mismo proyecto se facilita. Esto supone una verdadera revolución en la forma como se manejan los archivos y un verdadero cambio en el flujo de trabajo ya que incluso puede incrementar la productividad al fungir como herramienta para conferencias.

El problema radica en que para la gran mayoría de las empresas esta información es desconocida, o lo es pero no se han decidido a dar el paso hacia la nube. Cuando las compañías se deciden a dar el paso hacia los documentos compartidos, es cuando se ven resultados verdaderamente notorios. La adaptación de los empleados es realmente rápida y en realidad se puede percibir cómo la nueva forma de trabajo es mucho más sencilla, haciendo ver todo el tiempo perdido y la poca productividad de los métodos anteriores, volver atrás en la metodología resulta impensable.

Muchos creen entender lo que supone trabajar sobre un único documento, pero pocos lo han hecho con seriedad y han visto lo que realmente aporta esa filosofía. De hecho, mi experiencia es que, en muchas ocasiones, un documento compartido con un número razonable de personas trabajando sobre él y la ventana de chat abierta puede llegar a sustituir ventajosamente a una reunión de trabajo, tanto en términos de productividad como de grados de libertad para sus participantes. Hablamos, sencillamente, de una metodología superior.

Así que para proporcionar a los empleados las ventajas de las herramientas de las nuevas tecnologías y sacar provecho para la propia empresa, es necesario cambiar de la vieja metodología de las “versiones” a la nueva metodología de los documentos compartidos en la nube. La simple solución de archivos almacenados en la nube, como Dropbox, puede parecer atractiva, pero en realidad no ofrece ventajas como tal para la empresa, es por ello que la migración debe ser completa, claro, al margen de lo que establezca el departamento de TI debido a las políticas de la empresa y por cuestiones de seguridad de los archivos. Muchas empresas no se animan al cambio debido a que temen la posesión de su información en manos de otra empresa, pero con el debido control y las condiciones adecuadas la adopción es posible. De cualquier modo, si la empresa no hace nada al respecto, los empleados terminarán por utilizar sus propios medios y esto al fin y al cabo podría entorpecer el flujo de trabajo.

Fuente: Enriquedans

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